We emailen wat af tijdens ons werk. Handig. En ook tijdrovend. Gelukkig kunnen we best veel doen om de tijd die we besteden aan het lezen en schrijven van emails te beperken. En tegelijkertijd je doel ook nog eens sneller te bereiken. In deze blog geven we je drie concrete tips waarmee jij …
- je doel gemakkelijker bereikt door de manier waarop jij je email schrijft
- je het voor de ontvanger gemakkelijk maakt om snel te reageren
- jij de reacties van anderen snel kunt scannnen
Ben je enthousiast over deze 3 tips, begin er dan direct mee voor de emails die je verstuurt aan jouw collega’s en leveranciers. Je wint er tijd mee. En je maakt het gemakkelijker voor de ontvanger.
Hierbij de 3 tips om mee te experimenteren.
Tip 1 | Maak de onderwerpregel gemakkelijk scanbaar
Begin met 1 woord dat duidelijk maakt ‘wat de ontvanger moet doen’.
Gebruik bijvoorbeeld 1 van onderstaande woorden of bedenk een variant die je beter bevalt.
- TER INFO | BEOORDELEN | LEZEN | KORTE VRAAG | IDEE | JA OF NEE | ANTWOORD
Geef daarna de essentie van de mail weer in het onderwerp.
- TER INFO / nieuwe collega per 1/10
- JA OF NEE / 250 euro voor een 2e beeldscherm
- TER INFO / gespreksverslag bezoek Jansen
- KORTE VRAAG / Welke marge moet ik berekenen voor De Grave?
Het effect is dat je sneller reactie krijgt van degene aan wie je jouw vragen. Kijk maar eens hoe prettig dit werkt.
Tip 2 | Begin met je vraag. Daarna de toelichting.
Jij wilt immers een antwoord op jouw vraag. En voor de ontvanger is het fijn om direct te kunnen zien wat er van hem of haar verwacht wordt. Dus waarom zou je nu niet direct beginnen met je vraag. Dat ziet er zo uit.
————————
Goedemorgen Kees,
Kun jij zorgen dat Kees morgen voor 17.00 uur een actuele
klanten-lijst met de omzetten van vorig jaar en dit jaar in zijn mailbox heeft?
Waar het om gaat is …
————————
En dan de toelichting.
Hiermee maak je het voor de lezer gemakkelijker om snel te zien wat er van hem of haar verwacht wordt.
Tip 3 | Gebruik veel bullets en tussenkoppen
Bullets en tussenkoppen maken emails gemakkelijker leesbaar. Ook is de kans ‘om iets over het hoofd te zien’ veel groter. Kijk maar eens naar het onderstaande voorbeeld. Dit voorbeeld wordt gebruikt door een accountmanager die magazijntrucks verkoopt. Zijn ervaring is dat, nu hij op deze manier offertes vraat bij de binnendienst, hij vaker in 1 keer exact de juiste offerte krijgt. Fijn voor hem. En fijn voor zijn binnendienstcollega. Win-win.
Wat ik je wil vragen?
>> Een standaard offerte voor 2 keer een TLP in de 2.0 uitvoering
>> Marge van 23%
>> Inclusief een full-service onderhoudscontract op basis van 1200 draaiuren
>> Geen leaseberekening
>> Geen brochure
>> Kun je een link naar het filmpje van de TLP invoegen op pagina 1
>> Kun je de paragraaf over ergonomie geel accentueren. Dit is belangrijk.
Tip:
Deadline
>> Graag vrijdag voor 16.00 uur in zijn mailbox.
Terugkoppeling
>> Kun je mij in cc meenemen?
>> Ik hoef hem niet te zien voor je hem verstuurd
Idee | Beoordeel ook de mails die je ontvangt eens op deze 3 tips.
Met deze 3 tips wensen wij je veel plezier!
Team Het Effectieve Werken
