We hebben al vaker geschreven over Getting Things Done (GTD) van David Allen. Ook in onze cursus timemanagement komt het telkens terug. Even ter herinnering de vier stappen van GTD:
- 1. Verzamelen (altijd en overal)
- 2. Beslissen en organiseren
- 3. Doen
- 4. Wekelijks onderhoud
Over 1 en 2 hebben we het al vaker gehad. Over het daadwerkelijke doen (3) nog niet zo vaak. Daarover meer in deze blog.
Wat is ‘doen’?
Doen = de dingen gedaan krijgen die maximaal bijdragen aan het behalen van je eigen doelen.
Hoe beter stap 1 en 2 verlopen zijn, hoe meer inzicht je hebt in acties die je moet nemen.
Een aantal stappen om je doelen effectief te bereiken:
- Pak een vast moment op de dag waarop je de komende dag plant. Dit geeft veel rust en overzicht en de dag erna start je direct met DOEN.
- Print je agenda en je lijst met eerstvolgende acties. Van papier werkt voor de meesten nog altijd beter dan vanaf het scherm.
- Start de dag met je agenda doorlopen. Tijdgebonden acties hebben voorrang op overige acties (mits goed georganiseerd).
- Stel prioriteiten. Dit klinkt eenvoudig maar is het niet altijd. Maak een keuze. Welke acties dragen het meest bij aan het bereiken van je doelen? Zo krijg je een lijst met to do’s.
Let op: Kies niet teveel acties. Wees realistisch. Als je aan het eind van de dag ook echt die dingen hebt gedaan die je wilde doen, voelt dat goed!
Vijf effectiviteitsversnellers
Door bovenstaande stappen te nemen, ben je al effectief. Maar je kunt het nóg effectiever doen.
Wij noemen het de vijf effectiviteitsversnellers.
Versneller 1
Werk een actie helemaal af, voordat je iets anders oppakt. Ook als dat andere maar een paar minuten tijd vergt. We worden per uur gemiddeld 11 keer afgeleid. En wist je dat het weer 22 minuten duurt voordat je weer helemaal gefocused bent? Zonde van je tijd!
Versneller 2
Begin je dag met DOEN, ofwel met een paar acties (vanuit je takenlijst). En niet met bijvoorbeeld het verwerken en organiseren van je e-mail.
Versneller 3
Print je lijst met eerstvolgende acties en zorg dat je de lijst altijd bij je hebt. Zo kun je tussendoor altijd kleine klusjes doen. Erg handig!
Versneller 4
Zorg dat je de acties ‘lezen en beoordelen’ en ‘bellen’ altijd bij de hand hebt. Deze kun je altijd en overal uitvoeren. Bijvoorbeeld even tussen twee vergaderingen door.
Versneller 5
Deel je acties in categorieën in. Houd het simpel en eenvoudig. Door acties in te delen kun je snel een beslissing nemen over acties die je graag wilt en moet uitvoeren. Altijd en overal. Voorbeelden:
- 1. Fysieke actie (dat wat je daadwerkelijk moet doen)
- 2. Benodigdheden (PC, telefoon)
- 3. Activiteit (offertes maken, bellen)
Conclusie
Het is niet de vraag of het werkt. Het is de vraag of je er voor open staat. In onze time management training horen we vaak van deelnemers dat ze veel tegelijk moeten doen. Dat de waan van de dag regeert. Dat ze soms niet meer weten waar hun actie toe bijdraagt.
Wanneer je het gevoel hebt dat je geleefd wordt door anderen, kijk dan nog eens naar bovenstaande tips. Het werkt in elke functie. En zijn er nog vragen over? Reageren kan en mag altijd!
Martin van Limbeek
