Tijdrovende taken en time management lijken altijd met elkaar te worstelen. Iedereen heeft wel eens te maken met taken die een goede planning van de werktijd in de weg staan. In veel gevallen gaat het om routinetaken die vrij eenvoudig zijn, maar die (soms bij elkaar opgeteld) gewoon veel tijd opslokken. Zonde, want als je je zou kunnen richten op een effectief time management, dan haal je hier veel voordeel uit. Gelukkig zijn er meerdere manieren om van deze tijdrovende taken af te komen. Natuurlijk vertelt Het Effectieve Werken je hoe je dit kunt doen.
Tijdrovende routinetaken zorgen voor stress
Routinetaken zijn vaak erg tijdrovend en kunnen toch door vrijwel iedereen uitgevoerd worden. Hier hebben we direct het belangrijkste nadeel én het belangrijkste voordeel van routinetaken te pakken. Ze kosten veel tijd (nadeel) en ze kunnen door iedereen worden uitgevoerd (voordeel). Als je alle routinetaken zelf uitvoert, dan zorgt dit in veel gevallen voor meer stress. Na een aantal maanden met veel stress kan er overspannenheid ontstaan. Doe je hier niets mee? Dan kan na een aantal jaren met veel stress een burn-out ontstaan. Weet je eigenlijk niet of jij veel last hebt van stress? In onderstaande video leer je de symptomen te herkennen.
Tijdrovende taken? Weg ermee!
We hebben allemaal met verschillende taken te maken op het werk. Tijdrovende taken hebben een andere soort aandacht nodig dan urgente taken, bijvoorbeeld. Het gaat erom dat je al je taken goed indeelt. Je kunt hiervoor de prioriteitenmatrix gebruiken. Je kunt ons e-book gratis downloaden. Hierin vertellen we je alles over deze prioriteitenmatrix. Heb je tijdrovende routinetaken in je dagelijkse agenda staan? Dan kun je hier op vier verschillende manieren vanaf komen.
1. Taken elimineren
Routinetaken zijn niet altijd taken die je daadwerkelijk iets opleveren. In de praktijk is het zo dat een groot deel van de routinetaken wordt uitgevoerd uit gewoonte en niet omdat het een tastbaar resultaat oplevert. Ga eens na of jouw tijdrovende taken wel écht nodig zijn of dat je ze uit gewoonte uitvoert. Als dit laatste het geval is, dan kun je de taken elimineren.
2. Taken delegeren
Over het algemeen kunnen routinetaken door iedereen worden uitgevoerd, of minimaal door een aantal andere personen binnen het bedrijf. Controleer eens of er collega’s of medewerkers zijn die meer tijd over hebben in de agenda en die voldoende kennis en gelegenheid hebben om je routinetaken over te nemen.
3. Taken uitbesteden
Veel taken die jou veel tijd kosten kunnen ook op afstand worden uitgevoerd. We hebben het dan over de online taken, zoals het bijhouden van social media, waarvan we er steeds meer krijgen. Je kunt eens aan de slag gaan met nieuwe manieren om met deze online taken om te gaan. Denk aan social media time management bijvoorbeeld. Soms is het beter – en zelfs voordeliger – om een virtual assistent in te schakelen voor het uitvoeren van je tijdrovende online taken.
4. Taken automatiseren
Routinetaken worden (bijna) vanzelf uitgevoerd. Je denkt er niet meer over na. Dit betekent ook dat je niet meer zoekt naar andere manieren om de taken uit te voeren. Er zijn tegenwoordig erg veel organisatiehulpmiddelen, softwareprogramma’s en online tools die routinetaken overnemen of vereenvoudigen. Zo gaven wij je eerder al tips voor tijd besparen met apps. Check eens of jouw routineklussen sneller gedaan kunnen worden door de taken te automatiseren of uit te voeren met een praktische tool.
Tip:
Zorg voor een goed time management
Als je al je dagelijkse taken onder de loep hebt genomen, dan zijn er waarschijnlijk wat taken van je takenlijst geschrapt. Dat levert je meer tijd op. Vervolgens is het natuurlijk belangrijk om deze tijd goed te benutten en effectief in te delen. Dit doe je met time management. Wil jij weten hoe je het best met je werktijd omgaat? Volg dan eens een time management cursus bij Het Effectieve Werken. Neem gerust eens contact met ons op als je nog vragen hebt.
