Hoe bereik ik gemakkelijk mijn doel door de manier waarop ik mijn email schrijf? Hoe maak ik het voor de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk om snel te reageren?
De eerste regels van je email maken echt het verschil.
Ik heb twee concrete tips voor je.
Tip 1 | Begin met je vraag. Daarna de toelichting.
Hiermee maak je het voor de lezer gemakkelijker om snel te zien wat er van hem of haar verwacht wordt. Met als effect dat je sneller een reactie krijgt.
Dat ziet er zo uit.
Goedemorgen Kees,
Kun jij zorgen dat Kees morgen voor 17.00 uur een actuele
klanten-lijst met de omzetten van vorig jaar en dit jaar in zijn mailbox heeft?
Waar het om gaat is ….
De essentie is dus om eerst je vraag stellen en pas daarna je toelichting.
Tip 2 | Heb je meerdere vragen?
Heb je meerdere vragen over hetzelfde onderwerp aan dezelfde persoon, kaa dan gebruik van tussenkoppen en bullets. Hierdoor kan de ontvanger de email gemakkelijker scannen. Ook is de kans ‘om een vraag over het hoofd te zien’ veel kleiner. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld.
Goedemorgen Kees,
Phillips wil volgende week een besluit nemen over de nieuwe trucks.
Wat ik je wil vragen?
>> Een standaard offerte voor 2 keer een TLP in de 2.0 uitvoering
>> Marge van 23%
>> Inclusief een full-service onderhoudscontract op basis van 1200 draaiuren
>> Geen leaseberekening
>> Geen brochure
>> Kun je een link naar het filmpje van de TLP invoegen op pagina 1
>> Kun je de paragraaf over ergonomie geel accentueren. Dit is belangrijk.
Deadline
>> Graag vrijdag voor 16.00 uur in zijn mailbox.
