Hoe voorkom je dat je te veel tijd aan email besteed? 6 tips:
- Ga zelf terughoudend met email om. Hoe meer jij mailt hoe meer reactie je krijgt en dus hoe meer tijd je ermee bezig bent. Bedenk bij iedere mail die je wilt maken: is dit wel het beste middel? En ook wie heeft deze mail nodig? Mail niet onbewust naar meer mensen dan nodig en kijk uit met CC. Veel mensen in de CC hebben toch de neiging om te reageren. Kost jou weer tijd.
- Schrijf korte en bondig mails en reageer met korte antwoorden. Ook hierbij geldt: voorbeeld doet volgen. Je bent minder tijd kwijt aan opstellen en reactie schrijven. En anderen (gemiddeld = niet iedereen) gaan ook bondiger naar jou mailen.
- Maak goede kaderafspraken met collega’s. Wat bespreken we fysiek? Wat doen we via Teams? En wat via mail? En hoe schrijven we mails? Zo oefen je met elkaar invloed uit en zorgt voor meer efficiency
- Zet je notificaties uit en check je mail een paar keren per dag. Zo raak je niet afgeleid door binnenkomende mails en dat scheelt heel veel tijd. En ook reageer je op een betrouwbare wijze een paar keren per dag. En dat zorgt ervoor dat je minder gemaild gaat worden met ff een snel mailtje. Dat heeft geen zin voelen anderen al snel. Je reageert maar een paar keer per dag.
- Experimenteer met Sjablonen en standaardmails. Dit scheelt tijd. Ik gebruik het woord experimenteer omdat het in mijn beleving niet altijd en automatisch tijd scheelt. Persoonlijk pas ik of vul ik een sjabloon toch nog vaak iets aan.
- Gebruik AI bv Co pilot. Hiermee kun je snel mails vinden en ook vragen welke mails nog actie van je vragen en je kunt mailteksten laten genereren en zelfs agents maken.
