“Meer regie over mijn tijd en werkdag”. Dat hoor ik veel terug als wens van deelnemers aan onze cursus time management. Best logisch ook. Eigen regie voelt altijd goed. In je werk. En in privé.
Hoe je dat doet? Het creëren van vaste routines in je werkdag en werkweek draagt hier enorm aan bij. Vaste routines zorgen dat zaken gedaan worden zonder dat je er nog over na hoeft te denken. Een mooi voorbeeld is je eigen ochtendroutine. Voor veel mensen geldt dat je iedere ochtend een soortgelijk ritueel volgt. Het mijne ziet er als volgt uit:
…. de wekker gaat, 1 keer snoozen, opstaan, poets mijn tanden, spring onder de douche, een scheerbeurt, aankleden, naar beneden, boterhammen uit de vriezer, bordjes klaar voor the family, dubbele espresso, brood smeren, nog een dubbele espresso, ff relaxed ontbijten, spullen in de vaatwasser, dikke zoen voor mijn schatje, veel plezier en knuffel voor de kids en in de auto. Iedere ochtend opnieuw voor je vol-automatisch een behoorlijk aantal handelingen uit. Zonder dat het denkenergie vraagt.
Dergelijke routines kunnen je ook in je werk helpen. Zonder nadenken de juiste activiteiten op een vast moment doen. Om in control te blijven. En grip op je dag te houden. Hierbij 6 routines die niet mogen ontbreken in jouw dag of week. Ter inspiratie. Wil je liever andere routines? Helemaal goed. Het gaat er om dat het voor jou werkt.
Routine 1 | Eind van de dag je prio’s voor morgen bepalen
Dit helpt je om je werk op je werk te laten. Je rond je dag af door jouw belangrijkste prioriteiten / taken voor morgen te kiezen. Op deze manier eindig jij je werkdag met een bewust besluit voor de volgende werkdag. Dat geeft rust. En maakt dat jij je werk beter los kunt laten om je aandacht te verleggen naar privé.
Routine 2 | Begin je dag met het afronden van een of meerdere taken
Je komt op je werk. Zet je pc aan. Kopje koffie. En direct één of meer taken afronden. Dat voelt direct productief. Geeft een voldaan gevoel. En die positieve energie neem je de rest van de dag mee. En je email? Stel jouw email gerust een uurtje uit. Daar vloeit echt geen bloed uit.
Routine 3 | Iedere dag een focusblok van minimaal 60 minuten
Dat is goed voor je brein. Iedere dag een uurtje in volledige afzondering werken aan een grotere taak. Geen telefoon. Geen collega’s. Geen email. Helemaal niets. Jij en die ene taak. Wat het je oplevert is dat je flink voortgang boekt in die grotere taak. En doordat je niet onderbroken en afgeleid wordt, krijgt je brein tijd om op te laden.
Dus …. Zoek een rustig plekje op een andere verdieping, in een gezellige koffietent of sluit jezelf op in een concentratiewerkplek. Iedere dag een uurtje.
Routine 4 | Maak van je lunch een oplaadmoment
Tenminste een half uurtje echt even ‘uit’ je werk. Ons advies: achter je bureau vandaan, een lekkere gevarieerde lunch samen collega’s waarmee je lekker kunt kletsen. Over andere dingen dan werk bij voorkeur. Als je ook nog tijd neemt voor een korte wandeling merk je dat ook jouw brein weer flink is opgeladen
Routine 5 | Kies 3 of 4 ‘natuurlijke’ momenten voor je email
Onder een natuurlijk moment verstaan wij een moment dat als vanzelf ontstaat doordat je iets anders hebt afgerond. Direct na de lunch bijvoorbeeld. Of na de stand up met je team om 10.00 uur. Nadat ik mijn eerste grote taak heb weggewerkt. Ons advies is dat je een aantal vaste momenten creëert voor je email, zodat je er niet voortdurend druk mee bent. Hierdoor creëer je meer focus op jouw taken en minder op nieuwe prikkels.
Routine 6 | Een keer per week een uurtje review en preview
Op de laatste werkdag een uurtje review en preview. Terugkijken op de afgelopen week. Heb je nog open eindjes. Op welke reacties van anderen zit je nog te wachten? Welke taken staan nog open? En vooruitkijken op de week die komt. Welke deadlines? Hoe ziet mijn volgende week er uit? Wat zijn de belangrijkste prio’s voor komende week?
En nu aan de slag ….
Overweeg om met 1 of meer van deze routines in jouw dag- en week-plan te experimenteren. Bij voorkeur op een vast moment op de dag. Ik wens je veel plezier en positief effect.
Arjan Bloemendaal – arjan.bloemendaal@heteffectievewerken.nl
