Beter en sneller vergaderen is een wens van veel bedrijven en mensen. Herken jij dat? De meest gehoorde reden is dat een gemiddelde meeting in de regel meer tijd kost dan gewenst en gepland. Er wordt bijvoorbeeld een half uur in gepland voor de vergadering en uiteindelijk duurt deze wel anderhalf uur. Met als direct gevolg dat je minder tijd over houdt om te werken aan je echte werk. De vraag is natuurlijk hoe dit komt. Vaak zijn hier dezelfde redenen voor te noemen die makkelijk op te lossen zijn met onderstaande 3 slimme tips van Het Effectieve Werken.
1. Maak een plan
Veel vergaderingen hebben geen specifieke agenda, maar het is belangrijk om te weten wat je wilt bereiken. Als je weet waar je naartoe wilt, dan weet je ook welke kant je het best op kunt sturen. Om beter en sneller te vergaderen is het dus handig om een goed plan te hebben waaraan alle deelnemers zich kunnen houden tijdens de meeting. Dit zorgt ervoor dat alle nodige punten daadwerkelijk worden besproken en dat afleidingen door afdwalingen zijn uitgesloten.
2. Nieuwe ideeën noteren
We noemden hierboven al even de afleidingen. Waar komen deze vandaan? We worden tijdens meetings het meest afgeleid doordat het gesprek ineens een andere kant op lijkt te gaan. Vaak komt dit doordat het on-topic gesprek een nieuw idee laat oppoppen dat niet direct met het onderwerp in verband staat. Zo wordt er steeds verder afgedwaald van het onderwerp van de meeting. Om beter en sneller te vergaderen is het goed om af te spreken dat nieuwe ideeën worden genoteerd. Aan het einde van de vergadering kunnen deze nieuwe ideeën kort worden doorgenomen en kan er een later moment worden gereserveerd om de écht goede ideeën uit te werken.
3. Sneller en beter vergaderen door te wandelen
Wandelbijeenkomsten winnen aan populariteit. Hier zijn meerdere redenen voor. Het is gezond voor iedereen die aan de vergaderwandeling deelneemt. De beweging zorgt voor een betere concentratie en voor de meeste mensen praat het wat makkelijker wanneer er ook gewandeld wordt. Veel teams ervaren verbeterde teamprestaties wanneer de vergaringen in een zaal worden vervangen door wandelvergaderingen. Het zorgt direct voor meer productiviteit in de groep, waardoor de teams veel effectiever functioneren.
Haal meer uit je team!
Soms zijn het juist de kleine aanpassingen in de werkwijze die zorgen voor het grootste effect. Het Effectieve Werken focust op meerdere factoren binnen teams die belangrijke verbeteringen opleveren. Maak eens kennis met onze teamtrainingen om te zien wat wij voor jouw team kunnen doen. Natuurlijk kun je ook altijd even contact opnemen voor meer informatie of advies.
