Je kent het wel! Je hebt je voorgenomen eens lekker op te schieten met je takenlijst. Of om eindelijk die lastige klus eens aan te pakken. En juist dan wordt je voortdurend onderbroken. Telefoontjes. Belangrijke email. Een collega die even hulp nodig heeft. Een vraag van je leidinggevende. En voor je het weet is de ochtend voorbij en ben je minder opgeschoten dan je had gewild. Herkenbaar? Vast en zeker! Daarom hebben we hier 15 tips opgesteld uit onze cursus time management!
En jij bent niet de enige!
En precies daarom vragen veel managers, medewerkers en teams ons om concrete oplossingen om onderbrekingen terug te dringen. Best bijzonder eigenlijk! Want heel ingewikkeld is het niet. Als je onderbrekingen zelf en in teamverband maar aan wilt pakken. En er een ‘projectje’ van wilt maken.
Concrete oplossingen
Lees onderstaande tips maar eens rustig door. Bepaal welke voor jou toepasbaar zijn. Bespreek ze met je collega’s. En beslis welke punten je in welke volgorde aan wilt pakken. Voeg iedere week 1 punt toe. Evalueer twee keer per week een minuut of 10 de resultaten. Hoe klein dan ook! Iedere onderbreking minder, scheelt jou netto focustijd. En dit leidt tot meer productiviteit, en meer werkplezier.
- Tip 1
Geef de receptioniste aan dat je een uur niet bereikbaar bent en dat je na dat uur iedereen terugbelt.
- Tip 2
Werk je op een afdeling waarbij je vergelijkbare taken uitvoert. Spreek dan een telefoonschema met elkaar af, waarbij afwisselend 1 collega gedurende een tijdsblok alle telefoontjes aanneemt zodat anderen ‘focustijd’ krijgen.
- Tip 3
Vraag simpelweg of je iemand op een later tijdstip terug mag bellen.
- Tip 4
Geef concreet aan wanneer iemand een reactie van jou kan verwachten. Dit voorkomt telefoontjes in de sfeer van ‘ben je al toegekomen aan ….’ of ‘ik was even nieuwsgierig wanneer ….’
- Tip 5
Zet je telefoon eens op ‘niet bereikbaar’
- Tip 6
Neem de leiding: ik heb 5 minuutjes, kan het even kort OF wat is precies je vraag
- Tip 7
Met collega’s afspreken elkaar zaken die per mail kunnen ook echt per mail te doen. Mailen als het kan. Bellen als het moet.
- Tip 8
Zoek tijdelijk een andere werkplek. Dat helpt!
- Tip 9
Zet een koptelefoon opzetten.
- Tip 10
Voer een spreekuur in. Of benoem per dagdeel een collega die ‘de inloop’ opvangt.
- Tip 11
Overleg niet in de werkruimte, maar zoek een ander plekje.
- Tip 12
Bepaal heel bewust welke taken jouw prioriteit hebben voor vandaag. Beust kiezen war jij JA tegen zegt, maakt dat je gemakkelijker NEE zegt tegen onderbrekingen.
- Tip 13
Geen crisis? Geef dan aan wanneer het jou (beter) uitkomt en een afspraak plannen.
- Tip 14
Bundel overlegpunten voor een vast overlegmoment met elkaar (ipv elkaar steeds te storen).
- Tip 15
Stel geen vragen in de open ruimte. Je leidt 6 collega’s af, terwijl 1 antwoord genoeg is.
Wil je nog meer tips? Lees dan ‘Hoe vaak word jij gestoord tijdens je werk‘
Wij wensen je veel focus en voldoening in je werk!
Voor meer invloed op onderbreking en afleiding door collega’s, lees ‘Afleiding de baas in 6 stasppen‘.
