Sneller werken zonder stress? Het kan! Vaak is het al mogelijk om sneller te werken door je werkwijze hier en daar wat aan te passen. Het hoeft niet moeilijk te zijn om op de gemiddelde werkdag wat tijd te besparen en sneller te kunnen genieten van vrije tijd. Time management kun je leren! Om te beginnen geeft Het Effectieve Werken je 7 eenvoudig toe te passen tips die je leren sneller en effectiever te werken zonder dat je meer stress ervaart.
1. Leer focussen
Kom je steeds tijd te kort om je taken goed af te ronden of heb je het idee dat je te vaak met meerdere dingen tegelijk bezig bent? Dan komt dit in veel gevallen door een gebrek aan focus. Je kunt alleen sneller werken als je leert focussen. Dit gaat niet van de ene op de andere dag, maar er zijn veel makkelijke manieren om je focus te verbeteren. Eerder gaven wij je al 5 tips om te leren focussen. Onderstaande video geeft je ook nog wat goede handvatten om met je focus aan de slag te gaan.
2. Zorg voor wat routine
Je besteedt elke dag 1 uur aan het voeren van nodige telefoongesprekken, 1 uur aan het verwerken van rapporten, 1 uur aan het doen van administratie en 1 uur aan het opstellen van offertes. Iedere dag zou er dus aan activiteiten hetzelfde uit kunnen zien. Toch start je de ene dag met de offertes en de volgende dag weer met de rapporten. Dit kost je meer tijd dan wanneer je iedere dag zou vasthouden aan dezelfde volgorde. Routine laat de zaken sneller verlopen.
3. Tijd voor brandjes blussen
Het valt niet altijd mee, maar probeer toe te werken naar de mogelijkheid om dagelijks wat tijd in te plannen voor ‘brandjes blussen’. Er kan altijd iets gebeuren waardoor je jouw tijd in moet zetten voor iets dat je niet in de agenda hebt staan. Dit zorgt vaak voor overwerk als je agenda bomvol staat. Het gaat waarschijnlijk niet a-la-minute, maar probeer stap voor stap toe te werken naar een half uurtje extra ruimte in de agenda.
4. Prioriteiten stellen
Doe eens een stapje terug om eens objectief te kijken naar jouw dagelijkse activiteiten. Hoeveel van deze activiteiten vallen daadwerkelijk binnen jouw verantwoordelijkheden? Je kunt niet sneller werken als je ook taken van anderen op je neemt. Leer ‘nee’ zeggen op de momenten dat het nodig is en geef altijd voorrang aan jouw eigen taken. Ook dát is time management. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het leren stellen van prioriteiten? Dan kun je ons gratis e-book downloaden.
5. Gebruik een takenlijstje
Takenlijstjes zijn altijd goed. Waarom? Omdat je voortdurend snel een overzicht bij de hand hebt dat je vertelt wat je nog moet doen. Plaats de meest belangrijke en meest tijdrovende taken eerst op je takenlijst en sluit af met de taken die je eigenlijk in een mum van tijd gedaan hebt.
6. Beheer je mail
Laat niet heel de dag je mailprogramma open staan. Plan momenten in voor het checken, lezen en beantwoorden van de mail. Als je steeds direct een nieuwe mail wilt lezen en beantwoorden, dan leidt dit af van de taak waar je mee bezig bent en verlies je al je focus. Zo duurt de taak alleen maar langer. Een goed mailmanagement helpt je direct sneller werken gedurende de hele werkdag.
7. Doe wat je moet doen
Dit klinkt heel simpel, maar in de praktijk hebben veel mensen er moeite mee: gewoon doen wat je moet doen. Iedereen heeft wel taken die minder leuk zijn om te doen. Toch moeten ze gedaan worden en dit doe je beter nu dan later. Uitstelgedrag staat sneller werken in de weg. Doe het liever vandaag met flinke tegenzin dan morgen (met nog meer tegenzin).
Extra tip: volg een time management training!
Deze extra tip mag natuurlijk niet ontbreken. Als je echt sneller wilt werken, dan moet al je aandacht uitgaan naar alle aspecten van time management. Een goede time management cursus kan je hier natuurlijk uitstekend bij helpen. Wij leren je graag hoe jij je tijd optimaal indeelt en benut. Om te beginnen kun je eens onze gratis brochure aanvragen.
