Effectief vergaderen betekent doeltreffend vergaderen. Wat kun jij persoonlijk doen om de doelen van de vergadering mee te helpen realiseren.
-
Bestudeer de agenda en de agendapunten en vraag jezelf af; wat willen we per agendapunt bereiken dus wat is de gewenste uitkomst? Is dit je niet helemaal helder; vraag de organisator; wat is de gewenste uitkomst en wat verwacht je concreet van mij in de voorbereiding en tijdens de vergadering zelf. Ben jij de organisator, informeer de anderen hierover scherp en gericht.
-
Bereid je inhoudelijk goed voor op de vergadering. Formuleer je mening en noteer eventuele vragen die je van plan bent te gaan stellen. Overweeg een slide of presentatie te maken ter ondersteuning.
-
Tijdens de vergadering communiceer helder en bondig. Luister met aandacht naar anderen, bevraag anderen vanuit oprechte interesse en laat ze uitspreken. Stel je open voor andere inzichten zodat je samen besluiten kunt nemen en plannen kunt maken “door de bril van juist”.
-
Organiseer acties die van je verwacht worden op basis van de vergadering. Omarm en beloof het resultaat naar de vergadering en altijd met een deadline of een update line.
