Het beheren van je inbox volgens het inbox zero principe doe je als volgt.
- Plan 2-4 x per dag een moment in je agenda voor mailmanagement. Plan zoveel dat je iedere mail zo goed leest dat je er een kwalitatief goed inhoudelijk besluit over kan nemen. Richtlijn lees en besluitijd: 1-2 minuten per mail.
- Je besluit per mail : weg of bewaar of actie. Bij weg verwijder de mail uit je inbox. Bij bewaren sleep het naar een archief map of submap. Bij acties heb je acties tot 2-3 minuten en acties langer dan 3 minuten. Bij actie tot 2-3 minuten voeg de actie direct uit. Bij actie langer dan 3 minuten maak er een taak van op je takenlijst of plan de actie in je agenda. Als je dat gedaan hebt, verplaats de mail naar een archief of submap.
Resume : neem voldoende tijd om je inbox leeg te beslissen. Alles wat weg kan verwijder je uit je inbox. Alles wat je wilt bewaren haal je uit je inbox en bewaar je op een bewaarplek. Alles wat je snel kunt doen, doe je direct en verplaatst de mail naar een bewaarplek. En grotere acties vertaal je tot taak en de mail verplaatst je naar een bewaarplek. Zo beheer je jouw inboxen volgens inbox zero principe
